FORINSIA – Funcionalidades

Principais Funcionalidades

A. GESTÃO DE FORMANDOS

1.1 Registo da ficha de formandos pelos técnicos administrativos

1.2 Auto registo da ficha de formando

1.3 Receção de mensagens de correio eletrónico e SMS automáticas

1.4 Auto-gestão de candidaturas a cursos e pré-inscrições a ações

1.5 Área privada para funções e consultas

1.6 Importação direta de formandos através de ficheiro Excel

1.7 Registo de horário laboral e disponibilidade pelo próprio e pelos técnicos

1.8 Processamento de bolsas de formação V.4.0

1.9 Histórico de ações frequentadas pelo formando

1.A Consulta de pautas de avaliação por módulo

B. GESTÃO DE FORMADORES

2.1 Registo da ficha de formadores pelos técnicos administrativos

2.2 Auto-registo da ficha de formador

2.3 Receção de mensagens de correio eletrónico e SMS automáticas

2.4 Área privada para funções e consultas

2.5 Registo de disponibilidade de formadores pelo próprio e pelos técnicos

2.6 Avaliação curricular do Formador pelos técnicos administrativos

2.7 Impressão da Declaração de Experiência Formativa e de Tempo de Serviço

2.8. Partilha de documentos entre formandos e formadores

2.9 Histórico de formação ministrada pelo formador

2.10 Registo e consulta de avaliação de formando por módulo

C. GESTÃO DE CURSOS

3.1 Gestão de caraterizações/edições, cursos e módulos

3.2 Gestão de candidaturas

3.3 Gestão de cursos Tabela (catálogo) e Módulos Tabela

3.4 Gestão de validade de cursos

3.5 Definição dos Perfis Profissionais e dos Serviços para as Condições de Acesso a um curso

D. GESTÃO DE AÇÕES

4.1 Gestão de ações e sessões

4.2 Importação de sessões para a ação através de ficheiro Excel

4.3 Gestão de pré-inscrições e inscrições

4.4 Constituição de ações (seleção de formandos e formadores)

4.5 Impressão de documentos do Dossier Técnico-Pedagógico (Standard): Contratos de Prestação de Serviços, Contratos de Formação, cronograma, Ficha de Inscrição de formador/coordenador/mediador/formando, ficha de ocorrências, folha de registo de presenças e sumários, lista de formadores, lista de formandos, mapa de assiduidade, mapa de faltas, pauta de classificação final, referencial do curso, registo de distribuição de documentos, registo de distribuição de certificados, registo de reuniões, notas de seleção de formando/formador, declaração de frequência da ação, certificados de frequência, certificados de formação profissional, certificados de formação pedagógica inicial de formadores (a disponibilizar brevemente), certificado escolar e profissional (cursos CEF)

4.6 Avaliação dos formandos para efeitos de certificados

4.7 Gestão de ficheiros e pastas associadas à ação (upload de documentos para uma determinada acção. Só disponíveis para os recursos humanos da entidade formadora/ departamento de formação)

4.8. Gestão e reserva de equipamentos e salas

4.9 Registo de pautas de avaliação por módulo

4.A Inscrições fáceis, intuitivas e com design apelativo para o formando

4.B Gestão de formação modular

4.C Mapa geral de gestão de inscrições

4.D Gestão de formação em serviço ou formação-ação

4.E Registo de histórico de formação externa por formando

E. CONSULTAS E PESQUISAS

5.1 Consultas de cronogramas de formando e formador

5.2 Pesquisas diversas de cursos e ações

5.3 Estatísticas de utilização do sistema

5.4 Consultas de ações contextualizadas em empresas clientes (exportável para Excel)

5.5 Mapa geral de ações

5.6 Exportação de Ficheiro de Execução Física e Despesas Pagas para importação para SIIFSE

5.7 Cronograma geral de ações

F. ADMINISTRAÇÃO DA APLICAÇÃO / PARAMETRIZAÇÕES

6.1 Gestão de utilizadores e perfis de autorização

6.2 Gestão de áreas e subáreas de formação

6.3 Gestão de conteúdos de mensagens automáticas

6.4 Configurações pelo Administrador

6.5 Gestão de formatos de curso

6.6 Gestão de Entidades Formadoras (equipamentos móveis, salas, locais de formação)

G. GESTÃO DE MENSAGENS

7.1 Emissão de mensagens de correio eletrónico e SMS para utilizadores e grupos (Serviço de sms – necessária ativação)

7.2 Consulta de mensagens

7.3 Consulta do estado de envio de mensagens

H. GESTÃO DE CLIENTES EMPRESAS

8.1 Registo de empresas (beneficiarias da formação)

8.2 Registo de horário laboral da empresa

8.3 Associação de formandos a empresas

8.4 Pré-inscrição de formandos a ações

8.5 Gestão de cursos e acções para empresas

8.6 Gestão das 35 Horas

8.7 Emissão do Relatório Único

8.8 Gestão de validade de formação por formando – Mapa de controlo

I. INTEGRAÇÕES AUTOMÁTICAS DE DADOS

9.1 Integração gratuita com o portal informar.pt

9.2 Integração com e-learning (opcional)

9.3 Integração com sitio Internet da entidade formadora (a orçamentar) | Integração de dados com módulo de RH e LDAP (se aplicável)

9.4 Inscrições diretas a partir do portal Informar.pt

J. INQUÉRITOS DE AVALIAÇÃO

10.1 Gestão de Inquéritos de Avaliação

10.2 Relatórios de avaliação

10.3 Exportação para Excel dos dados estatísticos

K. GESTÃO FINANCEIRA

11.1 Gestão de projetos de formação

11.2 Gestão de despesas de projeto, com geração automática de despesas com formandos e formadores

11.3 Gestão orçamental (aprovado, realizado, desvios) (2013)

11.4 Gestão de projetos de formação financiados POPH

11.5 Exportação de Ficheiro de Execução Física e Despesas Pagas para importação para SIIFSE

11.6 Pagamentos online de formandos, Referência Multibanco, Mbway e Cartão de Crédito

Principais Características

GESTÃO DE UTILIZADORES

Em todo o processo formativo, existem vários intervenientes com funções diferenciadas. Foi a pensar nos diversos intervenientes e do seu papel no processo formativo, que se criaram funcionalidades específicas para cada utilizador do Forinsia.

O Forinsia tem definidos vários tipos de utilizadores, são eles:
– Administradores;
– Coordenadores;
– Técnicos Administrativos;
– Formandos;
– Formadores;
– Empresas.

Cada um destes utilizadores tem acesso, na sua área privada, a funcionalidades específicas ao seu perfil.

CANDIDATURAS E INSCRIÇÕES

Através do Forinsia é possível gerir candidaturas e inscrições.

A informação inserida no Forinsia sobre os cursos e respetivas ações fica visível na área pública, para que os interessados possam realizar uma candidatura ou pré-inscrição aos mesmos.


GESTÃO DE CURSOS E AÇÕES

É nesta área onde se insere toda a informação referente a um curso e respetivas ações de formação, destacando-se:

– Registo do referencial do curso;
– Características do público-alvo;
– Definição da ação;
– Escolha da entidade formadora que vai organizar a formação;
– Seleção dos formandos e formadores para a ação;
– Definição do cronograma da ação;
– Registo de presenças;
– Avaliação dos formandos;
– Impressão de documentos e relatórios;
– E muito mais…


DOSSIER TÉCNICO-PEDAGÓGICO

É nesta área onde se insere toda a informação referente a um curso e respectivas ações de formação, destacando-se:

– Registo do referencial do curso;
– Características do público-alvo;
– Definição da ação;
– Escolha da entidade formadora que vai organizar a formação;
– Seleção dos formandos e formadores para a ação;
– Definição do cronograma da ação;
– Registo de presenças;
– Avaliação dos formandos;
– Impressão de documentos e relatórios;
– E muito mais…


ESTATÍSTICAS E RELATÓRIOS

O Forinsia disponibiliza consultas e relatórios com toda a informação registada.

– Consulta avançada, contextualizada na ação, aos dados de formandos e formadores;
– Consulta do plano de formação realizado;
– Consulta de ações contextualizadas numa empresa específica;
– Mapa de assiduidade;
– Mapa geral de ações;
– Estatísticas de utilização (pdf);
– Relatório final da ação (pdf).


FORMATOS DE CURSO

Existem cursos com as mais variadas características, dependendo de serem financiados ou não, do programa de financiamento, do público a quem se dirigem, dos documentos a imprimir, etc. De forma a responder às diferentes necessidades, o Forinsia permite a configuração de formatos ou tipos de curso, isto é, quais os documentos, programa de financiamento, logotipos, entre outras coisas, que vão ser utilizados para os diferentes tipos de cursos.

Formatos disponíveis
– Intra-empresa (formação interna);
– Inter-empresas;
– Particulares;
– Empresas (à medida);
– Financiada (medidas 2.3, 3.2, …);
– Não financiada;
– Elearning;
– B-Learning;
– Percurso individual.


PROJETOS E DESPESAS

– Criação e gestão de projetos de financiamento;
– Possibilidade de associar ações a projetos de financiamento;
– Perfil de contabilista;
– Registo de presenças com informação de faltas justificadas e injustificadas;
– Possibilidade de gerar e exportar dados da execução física;
– Lançamento manual e geração automática de despesas;
– Variada informação contabilística;
– Gestão de pedidos de reembolso.


INQUÉRITOS DE AVALIAÇÃO

Criação, preenchimento e gestão de resultados de inquéritos de avaliação de formandos, formadores, ação, organização e outros.


GESTÃO DE SALAS, EQUIPAMENTOS E HORÁRIOS

Para uma mais fácil gestão dos recursos e respetiva calendarização, disponibilizamos ferramentas que permitem registar e apoiar a decisão relacionada com a sua afetação à atividade formativa.


COMUNICAÇÃO COM SIIFSE, SMS E E-MAIL

Estão disponíveis tecnologias que permitem uma comunicação económica, rápida e eficaz com os intervenientes ou sistemas externos relacionados com a formação:

– SIIFSE;
– Anexo C do Relatório Único;
– SIGO ;
– Pagamento Multibanco;
– Bancos (PS2);
– Email;
– SMS.


GESTÃO DA FORMAÇÃO OBRIGATÓRIA E RELATÓRIO ÚNICO

Esta nova funcionalidade integrada no módulo de gestão de formação de empresas permite apoiar o gestor de formação na resposta aos requisitos legais da formação obrigatória para as empresas.

Permite a emissão do Relatório Único – Anexo C, com a informação da formação executada num determinado ano para as empresas geridas no Forinsia.

Esta opção corresponde a uma consulta/formulário que mostra todos os colaboradores (nº de funcionário e nome) associados à empresa e para cada um deles possibilita a gestão da seguinte informação:
– Saldo inicial de créditos de formação (em horas);
– Ano de vencimento dos créditos;
– O nº de horas de formação frequentadas pelo colaborador (formação interna – registada no Forinsia – e formação externa – registada no Histórico de Formação Externa) para o ano respetivo;
– O cálculo do nº de horas de formação obrigatórias, mediante o vínculo laboral;
– Mapa de Formação Obrigatória;
– Colaboradores.